MANAJEMEN PROYEK BIDANG IT & PENDIDIKAN (BLC Telkom Klaten)

George R. Terry telah merumuskan fungsi fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).

• Planning (Perencanaan)
  Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
• Organizing (Pengorganisasian)
  Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.
  
  Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :
  -menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
  -membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
  -mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.
• Actuating (Penggerakan)
  Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
  
  Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:
  Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
  Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
• Controling (Pengendalian)
  Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

1. Proyek
   Apa sih proyek itu ?? Proyek dalam bisnis dan ilmu pengetahuan biasanya didefinisikan sebagai sebuah usaha kolaboratif dan juga seringkali melibatkan penelitian atau desain, yang direncanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Proyek dapat juga didefinisikan sebagai usaha sementara,temporer, dan bukan permanen, yang memiliki sasaran khusus dengan waktu pelaksanaan yang tegas.Contoh proyek yang terkenal antara lain adalah Proyek Manhattan untuk pengembangan senjata nuklir pertama serta Program Apollo untuk mendaratkan manusia di bulan.
2. Ciri Proyek
   Merupakan Suatu paket /rangkaian  kegiatan
   Memiliki tujuan khusus (sasaran  & kriteria yg jelas)
   Jumlah biaya sdh ditentukan (Plafond)
   Jangka waktu pelaksanaan sdh pasti (terbatas, shg Jadwal kegiatan hrs ditentukan)
3. Kriteria Proyek
   upaya berhasil maka:
   Menggambarkan realitas situasi pengambilan keputusan
   Kapabel untuk dilaksankan
   Fleksibel dlm menghasilkan produk yg diharapkan 
4. Proyek Dalam Pendidikan
   Dilihat dari komponen kegiatan utama proyek ada 5 macam proyek:
       1. Proyek konstruksi (ex: pembangunan gedung
          sekolah)
       2. Proyek manufaktur (untuk menghasilkan
           produk  baru)
       3. Proyek penelitian dan pengembangan
       4. Proyek pelayanan manajemen (hasilnya  
          berupa  laporan akhir)
       5. Proyek kapital (untuk investasi, ex:
            pembebasan tanah)

• Apa sihh Manajemen Proyek ??
  Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi), dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.
• Proyek dalam Manajemen
  Suatu kegiatan yg bersifat temporer utk menghasilkan suatu produk atau layanan  bersifat unik.
  Temporer, berarti tdk terus-menerus (rutin)
• Manajemen Proyek itu untuk apa sebenarnya ??
  -Supaya target tercapai
  -Ingin melakukan perubahan, dan atau pengembangan
  -Memerlukan kecepatan (not business as usual)
  -Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tdk dapt dilakukan melalui
   birokrasi organisasi yg ada.